10月23日上午,学院在小楼会议室召开了第二届运动会筹备工作会议,会议由学院党委书记、院长衡代清同志主持，学院领导、有关处室负责人及各系（部）书记参加了会议。

衡院长在会上就此次运动会的筹备工作作了总体部署：运动会于11月2日—4日召开，时间三天，由院长亲自协调；同时就开闭幕式、表演节目的技术指导、体育器材保管及奖品发放、宣传、安全保卫、后勤服务等各项工作一一作了安排；并重点强调了运动会期间需要注意的事项。他说，这次运动会筹备时间紧，任务重，各部门要相互协调、有条不紊的做好各项工作。在运动会期间，一要倡导全体师生人人参与运动会，为运动会服务；二要加强人生及财产安全保卫工作，安全保卫人员要保证信息的畅通，不得出现任何差错；三要加强学生教育，本着以“友谊第一，比赛第二，重在参与”的精神去参加比赛，自觉维护学院的安定团结，维护好集体荣誉。

会上,基础部及学生工作部还分别介绍了运动会的筹备及进展情况。